Ab dem 27. November 2020 kommt die E-Rechnung

Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet. Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vor. Das Bundesministerium des Innern informiert derzeit aktiv über die Pflichten und Vorteile der E-Rechnung, damit Unternehmen sich rechtzeitig darauf einstellen. DIHK und IHKs unterstützen diese Bemühungen.

 

Was ist eine E-Rechnung, wie wirkt sich die Verpflichtung konkret aus?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vorm Format ZUGFeRD verwendet wird. Das Format XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen, z. B. ZUGFeRD. Allerdings müssen E-Rechnungen auch die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes und später ggf. auch der Länder erfüllen.

 

Welche Lieferanten sind von der Verpflichtung betroffen?

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind ab dem 27. November 2020 alle Unternehmen in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind lediglich Direktaufträge bis zu einem Auftragswert i. H. v. 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV), z. B. der direkt gekaufte Blumenstrauß.

 

Viele Wege führen zur ZRE

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht. Für die Nutzung der ZRE Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich. Die ZRE ist unter xrechnung.bund.de online. Unternehmen können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: über E-Mail, De-Mail oder per Webservice, den manuellen Upload einer vorab erstellten E-Rechnung oder per Weberfassung (für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen).

 

Wirtschaftlich, ökologisch, digital

Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden. Es ergeben sich Chancen, mit der Umstellung auf E-Rechnung auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren, und mit der Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung eine schnellere Bezahlung zu erreichen. Fazit: Unternehmen sollten die Pflicht zur E-Rechnung zu ihrem wirtschaftlichen Vorteil nutzen und sich rechtzeitig fit machen für die E-Rechnung. Fragen zum Zentralen Rechnungseingang des Bundes beantwortet von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00–16:00 Uhr der Bürgerservice: 0228 99681-10101 und 030 18681-10101. (Be)

 

An dieser Ausgabe haben mitgewirkt:
Dr. Kathrin Andrae (An), Dr. Ulrike Beland (Be), Dr. Rainer Kambeck (Kam), Daniela Karbe-Geßler (KG), Guido Vogt (Vo), Malte Weisshaar (Wei)
Verantwortlicher Redakteur:
Jens Gewinnus Redaktionsassistenz: Claudia Petersik